门锁系统管理软件(续)
2007-8-18

2)读取数据卡信息

系统维护->门锁记录

 

   读卡,插入数据卡,读卡过程IC卡读写器绿灯闪烁,此时是数据处理过程,不可拔卡,以免破坏卡内数据。读取完毕,读取结果显示于浏览窗口。每条记录对应门锁内的一条操作记录,包括操作时间、卡片类型与卡片号、操作类型(序号以记录先后顺序显示,最前记录为最近的操作记录),可使用上下、左右滚动条或光标键进行浏览;按【搜索】,弹出搜索窗口,可根据条件查找记录。

浏览窗口下显示该数据卡提取的门锁信息:门锁编码,统计时间,统计的操作记录总数及正确的记录数。数据库保留最后一次的数据卡读取结果,每次读取将自动刷新该库。

注:门锁记录操作类型有如下十二种:A、标准开门进入房间;B、标准开门没进入房间;C、交替方式开门;D、交替方式关门;E、机械钥匙开门;F、安装;G、清除;H、维护时间;I、更改宾馆密码;J、更改区域密码;K、更改楼号密码;L、更改楼层密码。

3、  操作日志

操作日志详细记录每个操作员对管理系统的每个操作,包括操作时间、操作员姓名、操作的详细内容。

系统维护->操作日志

 

   【搜索】,弹出搜索窗口,可根据条件查找记录。按【全部删除】,删除查找到的记录。建议系统管理员定期删除操作日志中记录,以免该数据库记录不断的增长。

八、前台管理

该操作窗口模拟酒店的前台实际操作,以图标清晰显示客房的当前状态,处理客人从预订、入住、退房的全过程。

  客人(散客或团体)登记

客人入住流程图:

                 

 


“前台管理”窗口(见图前台管理),上下分两个子窗口,上窗口为客人入住业务处理,以标签页形式显示,包括散客入住、团体入住、散客预订、团体预订、退房、续房、补卡、客人资料,其热键分别是数字键“1”、“2”、“3”、“4”、“5”、“6”、“7”、“8”,按下相应数字键,则标签页相互切换;下窗口又称房间显示区,显示酒店所有房间最新的当前状态(每分钟自动刷新一次),前台工作人员可直接选择房间或查看每个房间的入住情况。

前台管理

〖信息项说明〗      

◇姓名:入住或预定客人姓名,若是团体则是负责人姓名,长度为五个汉字。

◇年龄:入住客人年龄,为数字。

◇证件名称:客人入住时出示的有关证件,可选择身份证、工作证、护照、其他证件。

◇证件号码:长度为16个字符。

◇单位名称:长度为22个汉字;

◇备注:长度为30个汉字,可处理客人留言或必要的注释。

◇入住人数:客人入住的人数,若是散客住房或订房默认入住人数为1人,不需输入。

◇登记时间:指客人入住或预订的登记时间。

以上几项为客人入住登记的基本资料,其中姓名为必须输入项。

     帐单编号:散客(或团体)入住、订房都会以流水号自动产生帐单编码,前台工作人员可根据帐单编码查找客人信息。

     房间单价:入住房间的单价,不可修改。

     房间编码:客人入住或预订的房间,其编码规则可参考以上说明。

     房号:房间的名称(在房间设置中,已有用户自定义)。

     状态:以图标显示房间的当前状态,共有七种:门锁未安装、空房、正住、预订、空房已预订、正住且已预订、暂停使用(对应图标如下)。

     入住天数:客人入住的天数。系统默认从客人入住时刻到第二天中午十二点为一天,例:客人在2月1日早上8:00入住,入住天数为3天,则客人应在2月4日中午12:00前办理退房或续房手续,否则该客人卡自动失效,不能开门。

     钟点数:客人只作片刻的停留休息,入住天数不够一天的,可以钟点数计算,从入住时刻算起。例:客人在2月1日早上8:00入住,需停留3小时,则客人卡在当日早上11:00时刻自动失效。

     入住时间、退房时间:客人预订房间时具体的预订入住时间、退房时间。

     按金:客人入住时输入的按金。

     订金:客人订房时输入的订金。

     房费、其他费用:客人在退房时结算输入。

1、  查看房间状态与选择房间

说明:

房间显示区(下窗口)分左右两部分。左边显示酒店的层级结构:区域 楼号 楼层,是一种树状结构。其中,区域名称前 - 符号表示出该区域下有楼号,并且在当前树中其楼号已展开;区域前 + 符号表示出该区域下有楼号,但在当前树中其楼号未展开;楼号名称前 - 符号表示出该楼号下有楼层,并且在当前树中其楼层已展开;楼号前 + 符号表示出该楼号下有楼层,但在当前树中其楼层未展开。

右边部分是显示左边目录中选中楼层的所有房间的状态,每个房间对应一个房号 (即房间名称)和一个状态(图标显示)。

〖操作〗

   选择楼层 用鼠标左键单击左边树状结构选中某楼层,右边即显示该楼层所有房间。

    查看房间资料 — 在某房号上单击鼠标右键,即弹出该房间的基本资料及现时的入住情况,按【退出】,返回原窗口。

     单击选择房间 —在处理客人(散客或团体)住房或订房需选择房间时,在某房号上单击鼠标左键,该房间编码即显示于上窗口的已选择的房间列表上。

2、散客住房

   处理个人入住,每次入住一间客房,发行一张客人卡。

〖操作〗

    输入客人基本资料 按【开房】,“散客住房”窗口为可输入状态,自动产生帐单编号。输入客人姓名、年龄、性别、证件名称、证件号码、单位名称、备注。在房间显示区单击房号选择入住房间,输入入住天数,若是钟点房,则点击“钟点房”前圆点,输入入住钟点数;输入按金。

   发行客人卡 按【确定】,插入卡片,客人信息、房间编码、退房时间等信息写入卡内,当提示操作成功时,可拔卡,窗口恢复非可输入状态。若选择的房间已有人入住或已预订,将弹出确认框是否继续入住,若【否】,则可重新选择另一房间。

3、团体住房

   处理多于一个人的入住,只登记负责人资料,可入住一间或一间以上客房间,每间客房发行一张客人卡。

  〖操作〗

    输入团体负责人基本资料 按【开房】,“团体住房”窗口为可输入状态,自动产生帐单编号。输入团体负责人姓名、年龄、性别、证件名称、证件号码、单位名称、备注。在房间显示区单击房号选择入住房间, 输入入住天数,若是钟点房,则点击“钟点房”前圆点,输入入住钟点数;输入入住人数,输入按金。

   发行客人卡 若有n间入住房间,则发行n 张客人卡,每张卡对应开启某房号的房间,但退房时间相同。按【确定】,按提示逐张插入卡片,完全发卡成功时,窗口恢复非可输入状态。

4、  散客订房与入住预订房

 1)散客预订房间   处理个人预订房间,每次预订一间客房,不用发卡。

  〖操作〗

按【订房】,“散客订房”窗口为可输入状态,自动产生帐单编号。输入客人基本资料,在房间显示区单击房号选择预订房间;输入入住时间和退房时间,输入订金,保存结果,按【确定】,“散客订房”窗口恢复非可输入状态。

2)  散客入住预订房间 处理已预订房间的客人到房间预订期的入住登记,并发行客人卡。

〖操作〗

按【入住预订房】,弹出所有已预订客人名单的浏览窗,前台工作人员可使用光标键浏览客人的基本资料,确定入住客人,并把光标定位于该记录,按Esc键关闭浏览窗,入住客人的资料将自动带出,包括客人基本资料、预订房间、入住与退房时间等,不用重复输入,当然也可根据需要重新输入。按【确定】,插入卡片,发行客人卡。

注:客人在入住预订房间时,预订房间不可更换。若需要更换,可在“散客住房”中重新输入。已过时的预订不给以处理。

5、  团体订房与入住预订房

1)散客预订房间   处理团体预订房间,每次预订一间或一间以上客房,不用发卡。

2)  散客入住预订房间 处理已预订房间的团体到房间预订期的入住登记,并相应发行一张或多张客人卡。

〖操作〗

   可参考“4、散客订房与入住预订房”与“3、团体住房”。

6、  退房

   客人正常退房、提前退房、订房退房,使用该功能,退房结算。若是入住客人退房需收回或刷新原客人卡,使成为空卡,重复再用。

〖操作〗

查找需退房的客人资料 — 在“退房”标签页,查找客人资料有三种方法:1)按【搜索】,弹出搜索窗口,以客人姓名查找;2)按【浏览】,从弹出的所有入住客人浏览窗中查找;3)在房间显示区中根据客人入住房间,在相应的房号下双击鼠标左键,从弹出的该房间当前的入住记录中查找。查找后,客人的基本资料及住房资料自动带出,若是团体入住,可能有多间房间,则全部显示于“住房资料”小表格。

退房刷卡 —在“住房资料”中需退房的记录前的小方框打“√”(团体退房的可个别退房);输入房费和其他费用,按【确定】,则删除相应的入住记录,之后弹出“是否刷新钥匙卡”窗口,若要刷新收回的该钥匙卡,则按【是】,该钥匙卡信息清空,按【否】,则不刷新该钥匙卡。

注:退房收回的的原房间钥匙卡不管是否被刷新,都可以重新定义使用。

7、  续房

入住客人要延长入住时间,需拿客房卡到前台办理续房手续。

〖操作〗

在“续房”标签页,插入客房卡,按【读卡】,则客人的基本信息及入住情况被读出显示,“按金”显示的为原收取的按金数,根据需要输入要续的入住天数或钟点数,及按金累加输入。按【确定】,续房信息重新写入原客房卡中,续房手续办理完毕。

8、  挂失补卡

客人遗失客房卡应立即到前台挂失,前台根据客人的基本资料,补发客房卡,该补发的客房卡保留原客房卡的全部信息,并具有终止原客房卡使用的信息。客人应立即拿该卡到客房门锁使用一次,使终止信息立即生效。

〖操作〗

查找需补卡的客人资料 — 在“补卡”标签页,查找客人资料有三种方法:1)按【搜索】,弹出搜索窗口,以客人姓名查找;2)按【浏览】,从弹出的所有入住客人浏览窗中查找;3)在房间显示区中根据客人入住,在相应的房号下单击鼠标左键,从弹出的该房间当前的入住记录中查找。查找后,客人的基本资料及住房资料自动带出,若是团体入住,可能有多间房间,则全部显示于“住房资料”小表格。

补卡 —在“住房资料”需补卡的记录前的小方框打“√”,按【确定】,插入另一张空卡,则原客房卡的信息复制到该卡片中,同时还写入原客房卡终止使用的信息,之后原客房卡信息被删除。

9、  查看客人资料

   系统保存所有入住或订房客人的历史资料,使用该功能可查看并可修改客人的基本资料。

〖操作〗

查找客人资料 — 在“客人资料”标签页下,查找客人资料有三种方法:1)按【搜索】弹出搜索窗口,以客人姓名查找;2)按【浏览】从弹出的所有历史客人浏览窗中查找;3)在房间显示区中根据客人入住或预订房间,在相应的房号下双击鼠标左键,从弹出的该房间所有有关的历史记录中查找。查找后,客人的基本资料及住房资料自动带出。

修改客人基本资料 若需对客人基本资料修改,按【修改】,修改有关信息项(住房资料不可修改),保存修改结果按【确定】,否则按【取消】。

注:客人资料类型有五种:1.散客住房;2.团体住房;3.散客订房;4.团体订房;5.退房

九、数据备份

为确保系统数据安全性,系统操作员应定期对系统数据库文件进行备份。